A criação de um modelo de ordem de serviço padronizado agiliza a comunicação entre as equipes e reduz as reobras, especialmente quando o fluxo é digitalizado
Montando um modelo de ordem de serviço (OS) impecável é a maneira mais eficaz de padronizar o processo de emissão desse documento. A falta de padronização dificulta a gestão do SO, tornando-o lento e impreciso, o que pode causar retrabalho e atrasar prazos de seu aperitivo.
A criação de um modelo padrão agiliza o processo de conclusão das ordens de serviço, já que muitas vezes são feitas em papel. Além disso, é uma forma de minimizar a incidência de erros de preenchimento e evitar a não conformidade. No entanto, para isso, as informações corretas precisam ser seguidas.
Para ajudá-lo com esta importante tarefa, criamos este conteúdo com dicas sobre como criar um modelo de ordem de serviço eficaz e abordar os principais pontos sobre o assunto. Venha com a gente!
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é uma ferramenta que faz parte do trabalho diário de empresas de ramos diversos, inclusive da construção civil, sendo normalmente implementado fisicamente. Mesmo assim, ainda há pessoas que não sabem exatamente o que é o documento e o que é para ele servir.
É um documento detalhando um serviço a ser executado para um cliente. Ele também pode ser usado internamente, por exemplo, quando o gerente de um site de construção pede ao departamento de TI para a manutenção de computadores usados para acompanhar o trabalho.
O SO é uma forma de registrar e formalizar a execução dos serviços. Sendo assim, é um documento importante para ambas as empresas e contratantes.
Confira a seguir alguns exemplos de ordem de serviço:
- Instalação de um equipamento de rede;
- Inspeção de obras para avaliação do progresso da construção;
- Verificar a conformidade das regras de segurança do trabalho;
- Manutenção de um equipamento danificado;
- Inspeção da planta a partir de um imóvel;
- Instalação de aparelhos de ar condicionado;
- Solicitação de recolhimento de escombros em canteiros de obras;
- Limpar as obras.
O que é um modelo de ordem de serviço?
Como você pode ver, OS é essencial para centralizar e organizar as informações do serviço e faz parte de uma abordagem de gerenciamento eficiente.
No entanto, para fazer isso efetivamente, um modelo de SO prático precisa ser criado para padronizar a emissão desse documento. Ter um modelo padrão é também uma estratégia que pode melhorar a produtividade da sua equipe.
Um modelo de ordem de serviço é um documento que contém um conjunto de informações que devem ser preenchidas para garantir a padronização de sua emissão. Por exemplo, nome completo do funcionário responsável pela execução da operação, descrição do serviço a ser executado e afins.
Principais tipos de ordem de serviço
É importante esclarecer que há mais de um tipo de ordem de serviço. Cada um tem informações específicas para atender às demandas de empresas de setores diversos do mercado. Check out:
Ordem de Serviço de Manutenção
Este tipo de SO é indicado para situações em que é necessário realizar a manutenção em máquinas e equipamentos. Inspeções de rotina e manutenção de emergência também se encaixam.
Imagine que o serviço de internet de uma empresa de engenharia civil para funcionar. Neste caso, você precisa chamar um técnico no local para resolver o problema. Para isso, ele emite uma ordem de serviço de manutenção.
Ordem de instalação
A emissão do SO de instalação é muito comum em empresas que negociam produtos e serviços que requerem a montagem de uma estrutura física em residência ou organizações.
Os provedores de Internet, a energia solar e a instalação elétrica e a montagem do scafe são alguns exemplos de negócios que funcionam cotidiano com este tipo de documento.
Ordem de Inspeção de Segurança
A emissão de ordem de inspeção de segurança é comum em organizações que precisam monitorar equipamentos que oferecem algum grau de risco para o usuário. Por exemplo, betume, escavadeira, motonivelador etc.
Este tipo de inspeção é desenvolvido para garantir o cumprimento das normas de segurança prescritas. É também seu objetivo garantir a segurança do trabalhador.
Ordem de serviço de prevenção
Enquanto a ordem de serviço de manutenção visa corrigir falhas que estão acontecendo no momento, a ordem de serviço preventiva tem como propósito prever e evitar que ocorram.
Seu principal objetivo é garantir a verificação regular da operação de máquinas e equipamentos diversos, visando maximizar sua vida útil e minimizar riscos que possam resultar em prejuízo financeiro.
Por exemplo, uma ferramenta deixa de funcionar de forma não planejada, o que pode prejudicar a prestação de um serviço. Imagine uma peça de peça porque seu equipamento apresentou defeitos? Este problema não só gera danos financeiros, afeta também a imagem do construtor no mercado.
Ordem de Inspeção de Propriedade
É um SO usado para apurar as condições de uma planta imóvel. Isso para identificar possíveis problemas (reparos elétricos e hidráulicos, ajuste no telhado etc.) e encontrar as soluções adequadas para solucioná-los. Ele é geralmente emitido por empresas de engenharia arquitetônica e civil.
Solicitação de serviço
Uma solicitação de serviço é necessária quando uma empresa solicita a criação de um produto com características específicas. Neste caso, o documento funciona como uma bússola, detalhando as ordens de serviços e as regras que precisam ser seguidas.
Por exemplo, quando um construtor civil precisa de um novo software para de forma eficiente e economicamente emitir suas ordens de serviço.
5 vantagens do uso de um modelo de ordem de serviço
O uso de um modelo de SO pode oferecer vantagens diversas para uma empresa. A seguir, confira os principais:
1. Registro e controle dos serviços
O uso de um modelo de ordem de serviço garante que todas as informações solicitadas sejam preenchidas pelo colaborador responsável por sua execução.
Este, por sua vez, garante o controle sobre os serviços de execução e torna possível a criação de um banco de dados que possa ser consultado sempre que houver necessidade.
Por exemplo, para medir a produtividade dos funcionários de sua empresa ou a quantidade de serviços que foram solicitados ao longo de um determinado período.
2. Gestão eficiente
Limpar informações ajuda os gerentes a estabelecer uma gestão eficiente. Nesse sentido, usar um modelo de ordem de serviço contribui para atingir esse objetivo.
Como? Ao lidar com um documento padronizado, os gestores podem controlar melhor as operações de serviço e garantir uma gestão eficaz com base nos dados constantes no SO.
3. Otimização do tempo e aumento da produtividade
Theservice rdens sem erros ou falta de informação impedem o retrabalho da equipe e garantem a satisfação do cliente.
Além disso, ao utilizar um modelo, os dados são preenchidos rapidamente, permitindo que mais trabalho seja feito em menos tempo, mas sem comprometer a qualidade do serviço.
Em this sentido, otimização de tempo possibilita que uma quantidade maior de obras e projetos sejam atendidos em um prazo mais curto.
4. Minimização de erros
Erros podem afetar a produtividade de uma empresa. Como dissemos, preencher o SO sem seguir um padrão corre o risco de faltar informações essenciais para uma gestão eficaz desse processo.
Com o uso de um template, reduzimos erros porque as informações a serem preenchidas já estão no documento.
Sem contar que, com o tempo, o processo de preenchimento do SO torna-se habitual, o que não é possível se os funcionários não contem com um modelo. Principalmente no SO de serviços de rotina, como a inspeção de obras.
5. Padronização do processo de preenchimento do SO
Ao criar ou utilizar um modelo de ordem de serviço, é possível padronizar o processo de preenchimento das informações deste documento.
Isso não só evita a divergência de informações, mas também garante o preenchimento dos dados necessários, o que pode melhorar a prestação de serviços, como o orçamento de obras, e o controle dos atendiais.
Quem pode emitir uma ordem de serviço?
As ordens de serviço são feitas principalmente por provedores de serviços. Nessas instituições, o papel do emissor do SO é geralmente atribuído às áreas de segurança financeira, comercial e até mesmo de empregos. Em empresas do ramo da construção civil, essa tarefa pode ser do engenheiro responsável, por exemplo.
No entanto, é importante que ele compreenda o procedimento preenchendo as informações obrigatórias e enviando o documento para o setor / empresa competente para iniciar a execução da aplicação.
Aprenda a criar um modelo de ordem de serviço com 8 dicas
É importante criar um modelo de SO bem estruturado, que contém os dados que você precisa para garantir o seu controle e análise. As informações básicas que devem aparecer nesse documento são:
- Dados do cliente;
- Tipo de serviço;
- Descrição dos serviços executados;
- Localização do serviço;
- Horas de trabalho;
- Data de entrega do serviço;
- Atendimento ao cliente;
- Assinatura do cliente.
A seguir, saiba como desenvolver um modelo de ordem de serviço:
1. Preencha o cabeçalho
primeiro, defina o cabeçalho do modelo da ordem de serviço. Certise-se de trazer o nome da sua empresa, CNPJ, endereço, dados para contato e outras informações que julgar importantes.
2. Insira os dados do cliente
Em seguida, disponibile um campo para preencher os dados do cliente. Por exemplo, nome da empresa, CNPJ, telefone, e-mail, endereço, e outras informações importantes.
3. Incluir equipamentos ou informações de serviço
Neste campo, solicite informações sobre os equipamentos que passarão por manutenção ou serviços a serem realizados. Marca, modelo, cor e condição são informações obrigatórias em relação ao primeiro caso.
4. Motivo da visita técnica
Este espaço é destinado para o diagnóstico do problema, ou seja, serve para colocar o motivo da visita técnica. Por exemplo: manutenção de equipamentos, limpeza, inspeção.
5. Solução ou resolução
Este é o local que o técnico deve utilizar para registrar a solução encontrada para o problema relatado. É aí que as informações, como serviços executados, peças substituídas etc. estão inseridas.
6. Observações
Digitar um campo em branco em seu modelo de ordem de serviço para que os técnicos possam utilizá-lo para fazer qualquer observações que considerarem importantes.
7. Informações sobre pagamento
É importante que o orçamento e as formas de pagamento constem da ordem de serviço. Portanto, destine um lugar para essas informações.
8. Inscrições
Ao final do documento, reserve dois campos de assinatura, um para o cliente e outro para o técnico responsável. As assinaturas formalizam a prestação do serviço.
Extra dica: use um software para fazer o seu SO
Vemos que a ordem de serviço auxilia na organização de diferentes obras, como, por exemplo, manutenção, instalação e inspeção. Assim, é importante entender que, devido a essas diferentes aplicações, o seu modelo de ordem de serviço deve ser personalizável.
Nesse sentido, o uso de um software digital pode ser muito vantajoso. Ele não só permite que você faça rapidamente os ajustes necessários no documento, mas também ajuda a reduzir erros que são comuns quando o processo usa papel-por exemplo, erro de preenchimento.
Por que automatizar o gerenciamento e a emissão de ordens de serviço?
Muitas empresas ainda usam um modelo de SO no papel. No entanto, automatizar a gestão e a emissão deste documento pode garantir várias vantagens. Veja:
Agilidade no preenchimento dos pedidos
Com a automação das ordens de serviço, o preenchimento dos dados torna-se mais rápido e prático. Não é mais necessário que o profissional gaste tempo preenchendo documentos à mão. Dessa forma, basta inserir as informações no sistema para emitir o pedido.
Minimização de erros e retrabalhos
A automação garante padronização ao processo, o que diminui as chances de erros de preenchimento. Com uma ordem de serviço completa, a chance de haver falhas durante a execução do serviço é mínima.
Controle sobre o processo de emissão de OS e gerenciamento de serviços
O software de automação possibilita que o gestor tenha mais controle sobre o processo de emissão de OS e gerenciamento de serviços. Com isso, o monitoramento torna-se mais simples e prático.
Armazenamento seguro das informações
As informações também ficam mais seguras em sistemas digitais. Isso porque os dados são arquivados na nuvem, reduzindo diversos riscos, como perda de documentos, danos físicos, extravio etc.
Redução de uso de papel
Com a automação de OS, não há necessidade de uso de papel. Isso ajuda a reduzir o consumo dessa matéria-prima, torna a empresa sustentável e garante maiores economias.
Conclusão
Você viu como criar um modelo de ordem de serviço pode ser rápido, seguro e simples? Para ter certeza de que está fazendo tudo certo, não deixe de colocar nossas dicas em prática. Assim, você pode aproveitar os benefícios que esta ferramenta pode proporcionar.
O Easy Checklist tem como personalizáveis planos de ação preparados para atender às demandas específicas de cada empreitada. Com isso, você pode criar formulários de ordem de serviço ou solicitação de orçamento, entre outros.
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