Como fazer um relatório completo de visita técnica e objetivo: veja aqui!-Sienge

Como fazer um relatório completo de visita técnica e objetivo: veja aqui!-Sienge

Em frente a um muro em obras com fiação aparente, uma mulher de capacete, óculos segura uma prancha com um relatório de visita técnica, enquanto outra mulher também usando epi olha para a fiação. Relatório de visita técnica pode ser feito a partir de diferentes modelos, mas todos devem conter alguns itens básicos.

Relatório de visita técnica é a principal ferramenta para o registro e acompanhamento de um serviço prestado ou em andamento. A produção eficiente desse documento é fundamental para verificar a conclusão das obras e saber, por exemplo, se elas foram desenvolvidas adequadamente. Portanto, se o relatório não for feito corretamente, a empresa pode ser prejudicada. Afinal, se ele apresenta inconsistências ou erros, como saber se o serviço foi desenvolvido corretamente?

Com base nisso, preparamos este conteúdo para lhe trazer dicas incríveis que podem ajudá-lo a criar um relatório de visita técnica de uma forma simples, fácil e prática. Check it out!

O que é uma visita técnica?

A visita técnica é um serviço prestado por um profissional ou especialista em solicitação. Normalmente, o solicitante faz uma ordem de serviço (OS) e uma equipe técnica é enviada para o destino. Geralmente, visitas técnicas são realizadas no site, ou seja, os especialistas vão para o local onde o relatório deve ser emitido. Vale ressaltar que uma visita técnica pode ter vários objetivos, por exemplo, diagnosticar, acompanhar o uso de recursos financeiros, realização de reparos etc. Veja outros de seus propósitos:

  • Acompanhar o desenvolvimento das obras;
  • Realizar a manutenção de equipamentos preventivos para garantir a sua usabilidade;
  • Fazer manutenção corretiva de máquinas ou ferramentas que apresentem falhas em seu funcionamento;
  • Inspecionar o uso de máquinas e equipamentos na construção civil;
  • Instalar equipamentos e tecnologias como computador, impressora e internet em um cancioneiro de mão de obra.

O que é um relatório de visita técnica?

Um relatório técnico é um documento destinado a coletar e registrar os dados observados durante uma visita técnica. Com base nesse material, os gestores podem acompanhar o desenvolvimento de projetos, verificar ações em andamento, tomar decisões fundamentadas e traçar estratégias visando otimizar o alcance dos objetivos. Por exemplo: orientar a equipe a seguir o plano estabelecido, e assim garantir a qualidade do trabalho em andamento; fazer os reparos necessários aos equipamentos; e planejar a utilização do orçamento de um projeto de construção civil. 

Exemplos de relatórios de visita técnica

Ainda não está claro o que é um relatório de visita técnica? Confira abaixo alguns exemplos abaixo:

Relatório de Acompanhamento do Trabalho

Esse é um dos tipos de relatório mais comuns na construção civil. Seu objetivo é registrar se o trabalho está avançando conforme o planejado. Normalmente, o profissional responsável por sua produção é o engenheiro ou arquiteto das obras. Com base neste material, o gestor pode atualizar o orçamento do projeto conforme novas necessidades surgirem. 

Aprender a produzir relatório de acompanhamento de mão de obra é essencial para a gestão eficaz de um cantador de mão de obra. 

Relatório de visita técnica para manutenção de equipamentos

Uma empresa convoca regularmente equipes de manutenção na esperança de manter seus ativos em funcionamento, como máquinas e equipamentos utilizados na construção.

Nessa época, os oficiais de manutenção elaboram um relatório técnico com a finalidade de mostrar as condições dos equipamentos e maquinários, os serviços executados e outros dados importantes que podem ajudar as construtoras a acompanhar a vida útil de seus ativos.

Relatório fotográfico

Um laudo fotográfico, como o nome implica, é um conjunto de imagens reunidas em um documento, cujo objetivo é demonstrar a execução do serviço. Esse tipo de relatório é comum em tarefas de monitoramento de execução de obras.

As fotos tiradas não servem apenas para fundamentar o progresso / conclusão de um projeto, mas também como registros históricos. Eles podem até ser úteis em uma possível divulgação do trabalho feito pela imprensa especializada.

Relatório de visita técnica digital

O relatório de visita técnica digital é uma alternativa que pode oferecer vantagens diversas às construtoras que precisam acompanhar seus projetos. Este documento pode ser feito usando tecnologia digital. Por exemplo, no momento em que o técnico está acompanhando um trabalho artístico, ele pode inserir as informações no software e, ao final do processo, o relatório é emitido automaticamente.

O que deve aparecer no relatório de visita técnica?

Algumas informações básicas devem aparecer em um relatório de visita técnica. Veja quais:

Dados da empresa responsável

O relatório deve conter informações sobre a empresa responsável pela visita técnica e produção do material. Por exemplo, nome da instituição, razão social, CNPJ/CPF, dados de contato e endereço.

Dados do cliente

Você deve também informar os dados do cliente, que são os mesmos mencionados acima.

Nome do técnico responsável

O nome do técnico que fará a visita e outras informações relevantes também são importantes no relatório, para fins de controle e registro.

Data da visita

A data da visita é uma informação essencial para que uma empresa possa controlar os serviços prestados. Também ajuda a medir a produtividade da sua equipe no dia a dia, além de informar a quantidade de visitas técnicas realizadas em determinado período.

Início e término da hora da visita técnica

O horário de início e término da visita deve ser inserido no relatório, pois ajuda a saber o tempo médio gasto para realizar essa tarefa. Com base nisso, as ações podem ser planejadas para garantir a otimização do preenchimento.

Informações sobre o ativo / serviço a ser verificado

Também é importante discriminar o ativo ou serviço que foi verificado. Por exemplo, um betume, um scafe ou uma empilhadeira.

Relação do cliente (problema)

Os problemas ou necessidades relatados pelo cliente, que o levaram a solicitar auxílio técnico, também devem aparecer no relatório.

Descrição do diagnóstico do problema

O técnico responsável pela visita deve descrever no relatório o diagnóstico do problema e sua possível solução.

Tipo de visita e serviço realizado

O tipo de visita refere-se ao motivo da abertura do bilhete técnico. O serviço realizado pode ser de manutenção, inspeção, instalação, auditoria, entre outros. É importante colocar no relatório o motivo da visita, assim como o serviço prestado.

Assinatura de cliente e técnica

Assinaturas e assinaturas de clientes também devem ser incluídas. Eles formalizam o relatório e garantem segurança jurídica para as partes envolvidas.

Observações

Este é um campo opcional para qualquer observação que o técnico deseja fazer.

Bonus: conte com um modelo de relatório de visita técnica

Como visitas técnicas fazem parte da rotina de muitas empresas e tendem a ser frequentes, ter um modelo de relatório pode otimizar o desempenho dessa tarefa. Além disso, é uma solução que ajuda a aumentar a produtividade da equipe e padroniza o processo de preenchimento desse documento.

Como faço um relatório de visita técnica?

Agora que você já sabe o que é um relatório de visita técnica e quais informações devem aparecer nele, é hora de aprender como fazer o seu na prática. Abaixo, confira o passo a passo:

Coletar as informações necessárias usando um checklist

Para coletar dados de forma eficiente, é importante usar um checklist bem estruturado. Trata-se de uma ferramenta que sistematiza as ações que devem ser realizadas para reunir as informações. Por exemplo:

  • Coletar dados do cliente;
  • Por favor, insira o diagnóstico do equipamento;
  • Solicitar a assinatura do cliente. 

Esteja ciente de que não é recomendável iniciar o processo de elaboração de um relatório técnico antes de ter todas as informações necessárias. Ao contrário, um documento inconsistente e com falhas de preenchimento podem ser produzidos, o que pode causar improdutividade. 

Escolha o melhor formato

O próximo passo é escolher o formato que melhor se adapte às suas necessidades. Normalmente, relatórios são feitos em papel e requerem que os técnicos preenchem-os à mão. Hoje, porém, existem tecnologias que podem otimizar esse processo, como um software dedicado a produzir relatórios de visitas técnicas.

Estrutura e organizar as informações no formato escolhido

Uma vez que as informações são coletadas, é hora de organizá-las de forma clara, concisa e detalhada. Por exemplo, empresa responsável e dados do cliente, tempo e término da visita técnica e data, informações de serviço, registros de imagem, ativo analisado / reparado, trabalho monitorado, diagnóstico, serviço realizado etc.

Lembre-se que a função do relatório é apoiar a tomada de decisão e a gestão da sua empresa, bem como servir como fonte documental. Assim, é de fundamental importância que as informações nele presentes sejam organizadas de forma a garantir que esses objetivos sejam atingidos.

Solicitar a assinatura do técnico e do cliente

Para concluir o relatório de visita técnica, colete a assinatura física ou digital do técnico responsável por essa tarefa e a do cliente. Como dissemos, a assinatura formaliza o relatório. 

Por que digitalizar o processo de visita técnica?

Você sabia que é possível digitalizar o processo de visita técnica e automatizar relatórios? Trata-se de uma estratégia que pode garantir vantagens a uma empresa. Veja:

Personalização do Checklist e relatórios

Como dissemos, o checklist é uma ferramenta essencial na elaboração de um relatório técnico, pois auxilia o profissional a reunir informações essenciais para elaborar corretamente esse documento. Neste sentido, o Easy Checklist é uma plataforma digital que pode otimizar esse processo, pois possibilita que o gestor personalize sua lista de ações de acordo com as necessidades e objetivos da visita técnica.

Ajudar a reduzir custos

Ao investir na digitalização do processo de visita técnica e de relatórios, sua empresa pode reduzir custos. Isso porque não é mais necessário usar papel para realizar esse processo. Além disso, possibilita a diminuição de erros de trabalho, o que também ajuda você a economizar.

Ao usar o Easy Checklist, seu negócio pode realizar a inspeção de processos e elaborar relatórios de trabalhos técnicos de forma digital, fácil e econômica.

Permite o arquivamento dos relatórios de forma segura

Toda empresa pode perder documentos valiosos, como relatórios de visita técnica, ou extraí-los. O problema é que isso pode trazer sérias conseqüências para o seu bom funcionamento, como a exposição indevida de dados do cliente, o que pode levar a processos.

No entanto, pode reduzir esse risco usando o Easy Checklist. A plataforma arquivem registros de visitas técnicas e relatórios na nuvem, proporcionando segurança e acesso remoto. Por exemplo, mesmo não estando na sede de sua construtora, um engenheiro pode seguir em uma peça consultando um relatório de visita técnica na nuvem.

Sustentabilidade e imagem positiva do negócio no mercado

Empresas de vários ramos têm trabalhado para construir um planeta melhor para todos. Trata-se de uma iniciativa que pode não só contribuir para a qualidade de vida e saúde das pessoas, mas também beneficiar as construtoras que querem construir uma imagem positiva de seus negócios no mercado.

O Easy Checklist é um software sustentável, pois possibilita que sua instituição invista em sua transformação digital. Na prática, ajuda sua construtora a eliminar comportamentos que afetam o meio ambiente. Por exemplo, reduzindo o consumo de papel.

Praticidade e produtividade

Embora mais comumente usados, relatórios de papel que exigem preenchimento manual estão longe de ser práticos. O formato digital agiliza esse processo, o que pode fazer com que seu construtor se torne mais funcional e produtivo.

Ao usar por exemplo o Easy Checklist, você pode contar com diversos recursos para otimizar a realização da visita técnica e produção do relatório, como registro de mídia (foto e vídeos), GPS para orientar o pessoal técnico até o local de inspeção, armazenamento automático das informações e outros.

Já viu que não é difícil fazer um relatório completo de visita técnica e objetivo? Como vimos, a tecnologia pode apriviver esse processo e garantir vantagens diversas a uma construtora. Reduzir custos, aumentar sua produtividade e torná-la sustentável são alguns deles.

Seu construtor ainda não possui um software para otimizar a inspeção ou pesquisar em imóveis? Conheça melhor nossa solução solicitando uma demonstração gratuita. Aproveite!

Construção Civil