O que é ERP? Este acrônimo significa Enterprise Resource Planning, e dá nome a um tipo de sistema que integra as informações, processos, e dados de uma empresa para ajudá-la a ter uma melhor gestão.
Ao se conhecer o funcionamento de um ERP você vai entender que o sistema fornece um conjunto de indicadores importantes que simplificam o gerenciamento e ajudam a evitar falhas e atrasos. Com todas as informações, atividades e built-in pessoas fica mais fácil gerenciar cada etapa da peça: desde o planejamento até a entrega das chaves.
O que é ERP?
O acrônimo ERP significa Planejamento de Recursos Corporativos, em português, Corporate Resource Planning. É um sistema que deve reunir e integrar todas as informações sobre os processos e recursos de uma empresa.
Um ERP deve facilitar a gestão do dia-a-dia da empresa integrando processos como: contas a pagar, recebíveis, compras, controle de estoque, gestão de pessoas, entre outros. Todos os processos administrativos e operacionais da construtora estão registrados em uma única plataforma.
Na gestão e rotina da empresa, o que é um ERP? A ferramenta organiza os processos, simplificando as atividades e práticas da gestão, e o melhor, permite definir os fluxos e controlar a gestão de todos os setores da empresa, fornecendo uma visão macro ao gestor.
Ao saber o que é um ERP, já é possível notar que o sistema transforma a rotina da empresa, é a ferramenta ideal para aperfeiçoar o gerenciamento, e garante a integração de processos, setores e pessoas. Além disso, a empresa passa a fazer um melhor controle de tudo o que já foi feito, ou seja, mantém um histórico e mensuração, com mais precisão, os resultados alcançados.
Muitas construtoras, de pequenas, médias e grandes, já sabem o que é o ERP e reconhecem seus benefícios na prática. Só o Sienge já tem mais de 3000 clientes que aplicam esta solução em suas empresas de construção!
Qual estrutura de um ERP?
Para entender ainda melhor o que é o ERP, é importante entender a estrutura mais comum do ERP. Geralmente, o software é dividido por módulos que refletem duas visualizações.
Visão departamental: isso inclui a contabilidade, financeira, compras, faturamento, estoque, estoque, entre outros módulos. Assim, é possível manter os processos de cada departamento dentro da mesma tela, uma vez que o acesso dos profissionais é exclusivo para aquela área a que pertence.
Visão por Segmento: os módulos criados devem atender as particularidades do segmento da empresa, tendo, em sua estrutura, os principais processos e padrões de rotinas proporcionando uma gestão mais profissional. O ERP voltado para a construção civil, por exemplo, deve ter módulos diferentes equivalentes aos setores e também às etapas do trabalho.
Vale lembrar que os dados do construtor são armazenados no ERP de forma única, independente do módulo que será acessado. Para o gestor, a visão é macro e as informações de todas as áreas / módulos tornam-se disponíveis.
Mas como os ERPs evoluem?
A evolução dos ERPs tem muito a ver com o desenvolvimento e a modernização de softwares, principalmente com a criação e otimização de tecnologias. Inicialmente, o software teve seu funcionamento dentro de uma interface textual (interface baseada em caracteres), e foram desenvolvidos na base UNIX ou DOS.
Em alguns computadores, este tipo de software pode ser visto ao acessar o BIOS (Basic Input / Output System), na inicialização. O software ERP já foi semelhante a este:
Software com interface textual
A GUI (Interface Gráfica do Usuário) estava sendo desenvolvida em paralelo com a interface textual, isto por conta de novas tecnologias, como mouses.
Na interface gráfica (presente até hoje), menus suspensos, windows e outras funcionalidades apareceram para diminuir a curva de aprendizado que o usuário teria em software de interface baseada em texto.
Os ERPs também evoluíram para interfaces gráficas, alguns ainda permanecem nessa modalidade (de uma maneira muito aprimorada).
Software com interface gráfica
Com a popularização da internet e o desenvolvimento de dispositivos portáteis cada vez mais avançados, a necessidade de conectar os dispositivos surgiu como uma inovação necessária, muitos softwares e ERPs com interface gráfica desenvolveram versões que se conectaram à internet para acompanhar os bancos de dados nos servidores, que foram acessados em outros dispositivos.
Já outros foram além e divulgaram suas versões totalmente web que, ao contrário das outras versões, não dependia da instalação e eram geralmente compatíveis com vários dispositivos, alguns com apps próprios para garantir mais segurança.
Recentemente, a popularização dos smartphones, tablets, computadores ultra-ortáteis, e o crescente mercado de aplicativos possibilitaram o surgimento de muitos softwares multiscale que, ao contrário dos ERPs, tinham foco na solução do problema de apenas uma área específica, o uso desses softwares em detrimento do ERP geralmente acontece quando eles oferecem alguma funcionalidade que aborda algum problema bastante específico das organizações.
Com isso, as organizações passam a deixar de usar algumas funcionalidades de seus ERPs para usar esses outros softwares, deixando de se aproveitar da vantagem da integração.
Para entender como esse problema está sendo resolvido, vamos primeiro entender o que é uma API.
API-O que é?
A interface de programação de aplicativos (API) nada mais é que uma forma dos sistemas conversam uns com os outros. Um conjunto de rotinas e padrões de programação que um software usará para se conectar a outro.
Vários softwares, atualmente, foram desenvolvidos dentro da estratégia das APIs, possibilitando a integração de outros sistemas de forma fácil e eficaz. Para entender como as APIs estão revolucionando o mercado, assista ao vídeo abaixo:
Um ERP desenvolvido dentro dessa lógica geralmente é chamado de plataforma, já que trata o ERP como um dos softwares que estarão lá integrados. Ou seja, a plataforma, através de APIs, integrará outros sistemas e aplicativos para o software ERP.
Vantagens e desvantagens de um ERP
Além de saber o que é um ERP e entender sua estrutura, leva os gerentes a conhecer os principais resultados alcançados com o sistema, ou seja, é necessário listar e avaliar as principais vantagens realizadas com a implementação de um sistema ERP.
É importante perguntar-se não apenas o que é o ERP, mas também questionar quais são as suas principais funcionalidades. Uma das características mais importantes do sistema é a sua flexibilidade, dada pela sua adaptabilidade às mudanças organizacionais. Ele permite a adição de novos módulos e usuários a qualquer momento.
Entre os principais recursos do sistema ERP, vale destacar dois deles:
Com estes recursos, as principais vantagens do ERP são:
- Integração e padronização de processos;
- Eliminação da redundância;
- Redução do tempo das operações;
- Agilidade nos negócios;
- Eficiência da informação;
- Eficiência;
- Controle e gerenciamento;
- Base de dados única;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- Banco de dados único;
- A Adaptação a alterações de processo;
- reduz a necessidade de planilhas.
CONTEÚDO ESCOLHIDO POR MÃO PARA VOCÊ:
Conhecendo o que é ERP e suas vantagens, é importante que o gestor tenha ciência também a partir das desvantagens do sistema e dos problemas que ele pode vir a apresentar.
Algumas das desvantagens da implementação de um ERP em uma empresa são:
- Os altos custos de implementação;
- Consumo alto de treinamento e tempo de implementação;
- Depende de uma única ferramenta;
- Interdependência dos módulos: cada departamento depende das informações do módulo anterior, portanto, ele precisa ter processos muito alinhados;
- Controle de exesso sobre as pessoas;
- Grande repercussão dos erros em efeito cascata;
- Effort para customização com a exigência de adaptar as informações.
CONTEÚDO ESCOLHIDO À MÃO PARA VOCÊ:
” Passo a Passo para implementar um ERP em seu construtor
Principais módulos e requisitos de um ERP
Depois de entender o que é o ERP e conhecer suas vantagens e desvantagens, é hora de buscar a solução que melhor se adequa à realidade das empresas de construção civil e que contempleam suas dinâmicas. Para a construção civil, o ERP deve ter funcionalidades orientadas para, no mínimo, três módulos. São eles:
a) Orçamento: este é o módulo que deve ter recursos para fazer um orçamento baseado na história das obras anteriores. Deve permitir o tratamento independente das tabelas de composições para cada tipo de trabalho, e a diferenciação dos produtos por marcas e detalhes.
b) Planejamento: deve permitir a administração de contratos de aquisição de insumos, contratos de aluguel de equipamentos e contratos de subcontratação de mão de obra. Além disso, este módulo precisa fornecer recursos para trabalhar com fontes de dados para o cálculo dos valores dos insumos de insumos e precificação da obra. Outras funcionalidades necessárias é a apuração dos custos com máquinas e equipamentos de forma precisa, a cada etapa do trabalho.
c) Follow-Up: este módulo deverá permitir o acompanhamento da evolução física e financeira das obras, com cronograma e gráficos, e, além disso, oferecer acompanhamento do fluxo de caixa consolidado, considerando as informações de todas as obras em andamento. É importante saber o que é ERP, mas também que o ERP possui recursos para apartamentos e medições em tempo real, conectando o site de construção com o escritório, incluindo via dispositivos móveis.
Além de verificar a inclusão destes três módulos no framework, é importante notar:
- Tipo de suporte oferecido;
- Qualidade de cuidado;
- Usabilidade do sistema;
- Possibilidade de migração de dados antigos do ERP para o novo;
- Hospedagem dos dados em nuvem;
- Histórico e a solidez da empresa fornecedora de ERP.
CONTEÚDO ESCOLHIDO À MÃO PARA VOCÊ:
” Como escolher o melhor ERP para o seu construtor
O que é o ERP para Construção Civil
E você sabe por que esta é a melhor opção de software para empresas de construção civil? É o que explicaremos neste tópico.
O sienge nasceu por ordem de uma construtora, que precisava de um sistema feito sob medida, ainda inexistente no mercado, para atender às suas necessidades. Somente depois de evoluir, o software começou a ser comercializado como ERP no mercado.
Isso significa que todas as suas funcionalidades foram desenvolvidas para atender a este nicho e para facilitar o dia a dia do engenheiro e profissionais afins. No Sienge é possível integrar todas as áreas de uma construtora ou incorporadora.
Você pode, por exemplo:
- analisar seu fluxo de caixa;
- organizar os processos de compra;
- gerar relatórios gerenciais com dados confiáveis;
- seguir com diferentes singles de trabalhos ao mesmo tempo;
- administrar contratos de vendas; e
- facilitar a coleta e correção de parcelas com os clientes.
Quer saber mais sobre cada funcionalidade deste grande sistema de gestão da construção civil? Então confira como isso funciona na prática e entenda de que maneira isso garante o fluxo de informações e a continuidade de seus projetos.
Funcionalidades de software
No total, são 12 módulos que ajudam nas atividades diversas do dia a dia de uma construtora. Você pode contratar todos ou apenas alguns módulos, de acordo com as necessidades da sua empresa. Confira alguns exemplos para cada módulo abaixo:
Apenas um módulo, individualmente, pode ajudar o engenheiro em atividades como conferência de caixa, criação de orçamento e exportação de relatórios. Agora imagine como a integração entre os diversos setores de uma empresa pode otimizar o dia a dia em uma construtora.
É isso que eu explico a seguir. As possibilidades de integração são muitas e ajudam a automatizar processos, permitindo que os gerentes e suas equipes se concentam em ações estratégicas, não em operacionais.
Integrações entre as áreas de uma construtora
Ao utilizar um sistema de gerenciamento de construção civil, você passa a gerenciar todas as atividades do seu construtor, sejam estas relativas ao canteiro de obras, seja para o financeiro. As informações de diferentes áreas se integram, automaticamente, no sistema, de acordo com os módulos contratados.
Se você fizer pedidos de compra na Suplica, por exemplo, estes serão enviados para o Financeiro para a criação de uma ordem de pagamento. Além disso, as notas fiscais são encaminhadas diretamente para a Receita Federal, tudo através do Sienge.
É importante lembrar ainda que, como o sistema é 100% web, você pode fazer essas e outras ações em qualquer lugar e ao mesmo tempo que outros colaboradores. É bem possível, portanto, fazer um pedido diretamente do canteiro de obras, impedindo que a construção pare.
Outro aspecto muito relevante é a possibilidade de integrar o sistema de gestão civil da construção civil em um software BIM. No futuro, este será um requisito para qualquer fornecedor governamental. Por isso, recomenda-se que as empresas já aprendam a criar projetos neste programa para garantir mais oportunidades nos anos seguintes.
A propósito, isso já é uma realidade no estado de Santa Catarina, já que você pode conferir neste link.
Essas possibilidades facilitam muito o trabalho de gestão em uma construtora. Basta inserir uma peça de informação, como custos unitários, em um módulo, para poder gerar análises contábeas e financeiras diversas. Isso, como você deve imaginar, pode aumentar expressivamente a produtividade da empresa e reduzir seus custos.
E você acredita que essas integrações internas são tudo? Agora vem outra possibilidade muito interessante.
Integrações com outros softwares
Você já usa algum software para empresas de construção civil? Softwares como CRM (Customer Relationship Management) para vendas, ou até chatbots podem ser integrados no Sienge para otimizar ainda mais o fluxo de informações.
Geralmente, essas conexões com aplicativos de terceiros são feitas por API. Eles permitem a integração do software com plataformas específicas. Por exemplo: sistemas Balance Sheet Generation, gerenciamento de estoque, planejamento de obras e com Revit, uma alternativa de software BIM.
Será que participará de uma licitação para obras públicas? Você pode importar automaticamente as composições e entradas a partir da Tabela SINAPI, de maneira mais ágil e intuitiva. Seus clientes perderam o boleto para pagamento? Via chatbot, você pode oferecer a impressão de uma segunda via. As possibilidades são realmente muitas!
Ainda com dúvidas se o nosso sistema de gestão civil de construção civil é realmente a melhor opção para você? O Senge é uma das soluções mais completas especializadas para as empresas de engenharia e seus relatórios são muito confiáveis, além de serem gerados com facilidade, o que otimiza o trabalho do realizador.
As diversas possibilidades de integrar o Sienge tornam esta alternativa uma excelente opção para a gestão de construtoras e incorporadoras, facilitando processos, aumentando a produtividade de todos os profissionais e, claro, reduzindo custos.
O sucesso com o ERP
Para ter sucesso na implementação de software, um precisa concentrar esforços na organização e padronização de processos. Além de saber o que é um ERP, você deve estar ciente de que a adesão ao projeto requer profissionais bem qualificados, tempo e recurso financeiro.
É preciso que as construtoras estejam bem estruturadas e invistam na formação de equipes com profissionais qualificados para fazer o gerenciamento correto dos processos e identificar pontos de melhoria e reinvenção.
Ao saber o que é ERP e adotá-lo como um dos instrumentos de inovação aplicados à gestão, na prática, você se depara com outro desafio: faça a customização de software para que ele realmente atenda às necessidades do construtor.
Nesse processo, além de uma equipe fortalecida e capacitada, tenha um facilitador pronto para auxiliar os profissionais na jornada de implantação do ERP. Como normalmente o consultor atua apenas em um primeiro momento, é importante eleger um profissional da empresa como gerente de projetos, coordenando e apoiando os profissionais, além de acompanhar as inserções de dados e ações dentro do sistema.
O papel do gestor do ERP é ajudar a equipe a entender o que é o ERP, de modo que a ferramenta seja, de fato, incorporada no dia a dia da construtora. Você também pode baixar nosso ebook gratuito para aprofundar ainda mais no assunto.
Além de entender o que é um ERP, agora, você sabe que precisa ter um conjunto de recursos para tornar possível a implementação do software: ferramenta, processos, metodologia e pessoas.
O mercado oferece várias soluções tecnológicas que podem ser contratadas para que sua construtora eleve sua performance. Uma das soluções de ERP oferecidas no mercado é o Sienge, sistema que permite a gestão de todos os processos das obras: do início ao fim.
Assim, o gestor tem as condições de fazer uma gestão integrada conectando fases do trabalho, processos e pessoas. A contratação de um ERP é o primeiro passo para uma maior melhoria da gestão e obtenção de mais eficiência e produtividade.