Todos os dias, a maioria das empresas busca métodos diferentes para o aumento da produtividade. Seja para alinhar processos, controlar métricas, traçar metas, entre outros. Kanban é mais uma dessas estratégias, e que veremos neste artigo.
É basicamente a partir de um método utilizado por muitas áreas profissionais, que consiste em promover um acompanhamento detalhado das atividades da empresa. Dessa forma, busca maior eficiência, agilidade de processos e, ainda, economia de recursos.
Este método foi criado no Japão na década de 70 e desde então adotado por empresas diversas em todo o mundo. Se você tem dúvidas e quer saber mais sobre a metodologia Kanban, fique de olho neste artigo.
O que é o Kanban?
Kanban é um sistema visual de gerenciamento de trabalho desenvolvido para guiar cada tarefa por meio de um fluxo de trabalho predefinido. Ela também é conhecida como gestão visual, pois utiliza cartões coloridos para representar cada tarefa.
Tal abordagem também pode ser considerada uma abordagem ágil, uma vez que visa prevenir a procrastinação e fazer mais todos os dias. Isso acontece porque o sistema todo é canalizado de forma organizada para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.
Portanto, pode-se dizer que este método é um processo gradual de aperfeiçoamento de tudo o que se passa. Kanban apareceu nas fábricas da Toyota no Japão na década de 1940.
Idealizada por Taiichi Ohno, este é um método que marca os processos de um fluxo de trabalho produtivo, “puxando” novas demandas sobre a produção. Seu objetivo era simples: facilitar o controle dos estoques de materiais e promover a harmonia entre armazém e linha de produção. No entanto, este método nasceu em 2004.
David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, trabalhou em cima dos estudos de Ohno e outros, como Peter Drucker e Eli Goldratt, até Kanban se tornou na estratégia que conhecemos hoje.
Como funciona?
O método Kanban consiste em uma organização para as atividades da empresa que inclui três partes: To Do (To Do), Doing (Making), e Done (Done). Nesse sentido, você pode usar outros termos se for necessário e adequar a ideia para o cotidiano em sua empresa.
No entanto, a ideia é esta: na coluna To Do, o profissional responsável deve adicionar a lista de tarefas a serem feitas. O ideal é utilizar uma ferramenta adequada que permita separar as tarefas por pastas ou cartões, onde é possível adicionar mais itens dentro de cada placa.
Assim, em cada uma das tarefas podem ser adicionadas palavras, trechos, listas de verificação, necessidades, arquivos, tudo o que compõe a realização dessa atividade. Quando o profissional responsável pelo trabalho estiver realizando o mesmo, ele / ela pode arrastar o cartão e adicioná-lo à coluna Doing.
Ao finalizar a tarefa, o cartão deverá ir para a coluna Done, e assim, respectivamente, com cada uma das atividades propostas pelo gerente em To Do. A intenção aqui é ter uma clareza das atividades de cada equipe, a fim de coordenar o fluxo de trabalho e / ou identificar lacunas que devem ser solucionados.
Também é possível adicionar cores aos cartões para mostrar a progressão de um projeto em andamento, a categoria desse projeto ou até mesmo os próximos passos. Através do uso de Kanban, você pode visualizar o que está adiantado ou atrasado.
Como implementar o Kanban na empresa?
Kanban pode alcançar ótimos resultados se aplicados corretamente em uma organização. Por isso, procure contar com uma equipe responsável pela aplicação inicial do método e faça treinamentos com a equipe.
Procure uma ferramenta para auxiliar você na implementação da metodologia. Há diversas opções disponíveis na internet, algumas pagas e outras de forma gratuita.
É muito importante ter regras claras para as etapas do processo. Isso permite que você saiba exatamente quando um trabalho está completo. Explique para a equipe que quando o trabalho terminar, a equipe pode mover o cartão para a próxima lista, e assim por diante.
Busque usando indicadores visuais de tarefas concluídas, com cores, ícones e etc. para que os funcionários saibam que trabalho foi realizado. Isso também pode ser feito quando o evento é bloqueado devido a algum problema interno ou externo (problemas com fornecedores, fatores climáticos, etc.).
Para implementar o método Kanban de forma inteligente, é necessário que a equipe se convoca pelo menos uma vez por mês para avaliar o andamento do processo. Com base em métricas e resultados, novos procedimentos podem ser avaliados para tornar o trabalho mais ágil e eficiente.
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