Para evitar atrasos e desperdícios, é necessário melhorar e amadurecer o gerenciamento de obras
Um estudo de 2018 desenvolvido pelo Instituto Brasileiro de Estudos e Defesa das Relações do Consumidor (IBEDEC) mostrou que, no Brasil, 95% dos empreendimentos imobiliários são entregues com atraso. As principais razões para atrasos de obras se relacionam diretamente com a baixa maturidade da gestão de obras: baixa produtividade, o atraso na tomada de decisão, falhas na comunicação e ineficácia de gestão.
De acordo com um estudo de 2017 da McKinsey, a baixa produtividade da construção civil decorre, entre outros fatores, do modelo inadequado de processos e da fraca gestão de projetos.
Todos esses dados revelam um cenário que já conhecemos: construção civil tem que aumentar a produtividade. Esses levantamentos também comprovam que para alcançar esse aumento de eficiência, é necessário amadurecer o planejamento e gerenciamento de obras.
Para incentivar esse amaduremento, o primeiro passo é reconhecer o estado atual da empresa. Com este objetivo, a Prevision criou uma calculadora para avaliar a maturidade de gerenciamento de obras. Com mais de 240 clientes e 2.660 projetos gerenciados dentro da plataforma, a Prevision tem como missão transformar o mercado de construção e torná-lo mais sustentável.
Neste post eu trago os quesitos usados na avaliação assim como a realidade que verificamos dentro do mercado da construção.
Os três passos de maturidade da gestão de obras
Para potenciar a eficiência do controle e do gerenciamento de obras e, assim, obter melhores resultados nos projetos, é essencial desenvolver três itens: pessoas, processos e tecnologias. Falhar em desenvolver um desses pontos fere o amadureço durável da empresa.
Os três passos definem a maturidade de gerenciamento de obras e apontam como ele pode melhorar
Degrau de pessoas
A adoção de novas tecnologias e implementação de processos não é possível sem uma equipe engajada e com finalidades bem definidas. Caso contrário, esses processos podem ser esquecidos ou deixados sem arrendamento. Por isso, o primeiro ponto a ser avaliado refere-se às pessoas.
Responsível ao planejamento
Percebemos que empresas mais maduras em relação ao planejamento de obras possuem uma equipe exclusiva para a função de planejamento, contando até mais do que um responsável no departamento.
Por outro lado, naqueles menos maduros, o planejamento e o acompanhamento ficam no comando do engenheiro de obras ou do gerente, que precisam dividir essas atividades com outras de sua rotina.
Outra opção, o que é muito benéfica, é a terceirização o planejamento para um orientador. Além da experiência com diversas obras, uma consultoria traz um olhar externo sobre os processos internos das empresas. Assim, a consultoria fornece não apenas uma destinação objetiva, mas também realiza o diagnóstico e traz suporte estratégico para a empresa.
Envolvimento do gestor
Ter informações atualizadas é um fator preponderante para a tomada de decisão assertiva. Diante disso, é preciso que haja o recorrente follow up pelos gerentes, para que possam criar planos de ação para direcionar as equipes.
Em geral, o que percebemos é que as empresas com maior destaque no planejamento têm uma gestão mais próxima, que acompanha os relatórios feitos pela equipe de planejamento duas ou mais vezes por mês. A proximidade é uma pista importante para a maturidade de gerenciamento de obras.
O acompanhamento feito apenas uma vez por mês, apesar de ser o mais comum, não permite detectar ou traçar planos de ação para desvios corretos do progresso físico e do orçamento de mão de obra com tal efetividade. Sob a metodologia Lean Construction, os problemas devem ser expostos tanto quanto antes para que possam ser fixados o mais breve possível.
Cultura
A cultura voltada para a inovação tem o importante papel de quebrar as barreiras de um setor que tem fama de ser muito tradicional. Para criar um ambiente onde todos se sentem motivados a implementar mudanças positivas, a cultura da empresa deve ser aberta ao diálogo e os líderes devem incentivar a participação da equipe na criação e busca de novas soluções.
As empresas que já perceberam os benefícios da inovação para o setor criaram uma área voltada para a inovação e tecnologia. No entanto, quando a construtora ainda não tem estrutura para a criação daquela área, analisamos, em nossa calculadora de maturidade de gerenciamento de obras, se outras soluções tecnológicas forem adotadas.
Vale ressalta que a inovação pode ser um processo interno, no qual o construtor busca criar suas próprias soluções, ou pode ser aberto, no qual se adotam soluções já existentes no mercado.
Nesse sentido, todos os anos a Terracotta traz uma pesquisa sobre as construtoras e proptechs brasileiras (startups que atendem o mercado de construção civil e imobiliário). O número dessas startups registra um crescimento a cada ano, registrando, nos últimos 5 anos, um aumento de 235% de construtechs e proptechs no Brasil.
Degrau de processos
Este item se refere às rotinas, metodologias e práticas de planejamento difundas dentro da construtora. O mapeamento e a definição de processos são importantes para reduzir a variabilidade e aumentar a eficiência.
É crucial que os processos estejam alinhados e sejam eficientes para a implantação de uma tecnologia.
Lean Construction and Line of Balance
Também chamada construção swarmed, Lean Construction é uma metodologia que pode ser resumida em redução de custos, desperdício e processos. Seu principal benefício para o trabalho e para os projetos construtivos em geral é a otimização.
Já a Linha de Balança é uma técnica de planejamento que utiliza conceitos do Lean e é explorada pela construção civil para melhorar a eficiência e a produtividade. Apesar de muitas construtoras ainda utilizarem a metodologia do Gráfico de Gantt (Projeto MS), estudos diversos relacionados às práticas de Lean Construction comprovam as vantagens da metodologia Ba Line metodlaneway , como a troca facilitada de informações entre os gerentes e a equipe operacional, interferência da programação mais evidente, entre outras.
Em nosso dia a dia, notamos que muitas construtoras já conhecem a metodologia da Linha de Balança, mas não adote por falta de conhecimento sobre tecnologias que usam esta técnica. E alguns até desenvolvem a Linha de Balança no Excel.
Horizontes de Planejamento
O Sistema Último Planner é uma ferramenta de Lean Construções que divide o cronograma de obras de acordo com o horizonte temporal. Sabemos que quanto mais o horizonte temporal aumenta, maiores são as incertezas. Por outro lado, se um cronograma de longo prazo for criado de maneira muito detalhada, há um risco de serem necessárias revisões constantes.
Com um foco nas diferentes necessidades de um projeto, para o longo prazo ele é desenvolvido o Plano Master ou Plano Master, um planejamento com menos detalhes que fornece um a visão mais estratégica de todo o projeto.
Do Plano Mestre, desenvolve o planejamento de médio prazo, que tem como objetivo proteger a produção para que a construção não pare por falta de materiais ou equipamentos.
Finalmente, o planejamento se desenrola no curto prazo, que tem um nível operacional. O cronograma de curto prazo visa definir metas semanais para que o trabalho seja executado conforme o estipulado no plano principal.
Na prática, normalmente é feito o planejamento de longo prazo na maioria das construtoras, enquanto o médio e curto prazo não são tão frequentes. Apesar disso, as reuniões de acompanhamento a longo prazo nem sempre são feitas.
Também é muito comum na construção civil a informalidade do repasse de informações, ou seja, a comunicação interna de forma verbal, sem documentação. Observa-se que esse hábito está presente em todos os horizontes de planejamento, seja nas reuniões para acompanhamento de longo prazo, nos alinhamentos de meio termo ou na definição de metas de curto prazo.
As obras de reprogramação e replanejamento
Como o trabalho vai ser executado, é certo que ocorrerão imprevistos e, portanto, é comum que o planejamento seja ultrapassado. Sendo assim, torna-se necessário realizar uma reprogramação para minimizar os impactos sobre o prazo e o custo final do trabalho.
Uma prática que aponta o alto maturidade de gerenciamento de obras é a realização de simulações de cenário para a tomada de decisões embasadas tanto em dados de termo quanto no custo das obras.
similarmente ao planejamento, a reprogramação não deve ser realizada de forma centralizada no escritório, para ser simplesmente repassada para obras. A validação da reprogramação das obras é essencial para garantir que ações planejadas sejam de fato possíveis de serem realizadas.
Grau de Tecnologia
A última etapa visa centralizar, integrar e compilar de forma clara e instantânea as informações do projeto. As tecnologias são ferramentas que auxiliam as pessoas a realizar a eficácia em processos e, portanto, aumentam a maturidade de gerenciamento de mão de obra.
Se implantado sem o desenvolvimento de pessoas e processos, as tecnologias podem evidenciar ineficiência. Por isso, uma precisa treinar e motivar as pessoas para que elas integrei e entendam plenamente os processos, buscando melhoria contínua e fazendo uso da tecnologia mais adequada para tal.
Planejamento Financeiro e ERP
O sistema de gestão empresarial (ERP) é uma das principais tecnologias que avaliamos na maturidade do planejamento de obras. Sem um ERP, por exemplo Sienge, muito dificilmente um construtor com mais de 2 obras consegue ter um controle de custo preciso.
Um passo além do ERP é ter o planejamento financeiro conectado ao físico, permitindo que as análises físicas-financeiras sejam feitas de maneira integrada e garantindo que as decisões sejam tomadas, ponderando a melhor escolha para a entrega no termo, com desvio de custo dentro do esperado e com conhecimento do fluxo de caixa mensal da peça.
Observamos que, embora algumas construtoras tenham ERP, a conexão entre planejamento físico e financeiro não é realidade para muitos deles. Ainda, ao desconhecer o software de planejamento que se integra com os ERPs, algumas empresas tentam realizar essas análises através de planilhas, o que torna a atividade excessivamente manual e requer muito tempo operacional.
Kanban
Como já comentado anteriormente, o planejamento do meio-termo tem como objetivo proteger a produção. Isso é feito por meio de gerenciamento de restrição, que geralmente é realizado por meio de um kanban framework.
Embora o plano de meio termo tenha um papel fundamental na garantia de conformidade com prazos, este planejamento muitas vezes é negligenciado em construtoras com menos maturidade de gerenciamento de obras -e, consequentemente, o uso do kanban também.
BIM
A Modelagem das Informações de Construção (BIM) consiste em modelos que guardam e geram dados ao longo de todo o ciclo de vida da construção. Essa é uma tecnologia que vem ganhando reconhecimento cada vez maior no mercado e no poder público. Em 2020, foi promulgada o Decreto Federal Nº 10.306, que exige o uso dessa tecnologia em obras públicas federais.
Indicadores e painéis
Apesar de não ser uma tecnologia propriamente dita, os indicadores são peças fundamentais para apontar se o trabalho está sendo executado conforme o planejado. Eles revelam a necessidade de mudanças de estratégias para corrigir e atingir o objetivo final.
Muitas construtoras ainda deixam de analisar os indicadores. Outros, que já fizeram os primeiros passos nesse quesito, analisam os dados em planilhas. No entanto, a análise dos indicadores pode ser aprimorada por meio da tecnologia. Para mitigar o tempo e o esforço e, com isso, aumentar o grau de maturidade da gestão de obras, o construtor pode utilizar o software que proporcionam melhor visualização das informações e atualização dos dados de forma automática.
O amadureamento “tardio” da construção
O mercado da construção civil é reconhecido por seu baixo nível de produtividade. O estudo da McKinsey anteriormente mencionado mostra como o setor de energia está estagnado no mesmo nível de produtividade há anos, enquanto outros mercados aumentaram sua eficiência.>
No entanto, por muito tempo a construção foi pouco alimentada com tecnologias focadas na solução de seus problemas específicos. Adicionalmente, a indústria tem características que a tornam mais complexa com relação ao restante, como o fato de que cada projeto é único e as equipes se renovam a cada projeto. Por isso, torna-se tão importante a maturidade da gestão de obras.
Embora as particularidades existam, elas não devem impedir que a construção fique estagnada nos próximos anos. Como mostra o mapeamento da Terracota, a inovação e as soluções tecnológicas são mais acessíveis para resolver as especificidades em toda a jornada de construção.
As empresas de construção devem entender a responsabilidade que possuem e atrelar em seus propósitos para evoluir. Afinal, o setor que ao mesmo tempo cresce maior e mais cria empregos no Brasil é também o que mais gera lixo no mundo.
Vamos dar o primeiro passo? Clique aqui e descubra a maturidade do gerenciamento de suas obras!